Scouting Admiralengroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Admiralengroep via het ledenadministratiesysteem ‘Scouts Online’ van Scouting Nederland. Het privacystatement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
Leden vullen bij onze groep het inschrijfformulier in. Dit formulier wordt ingeleverd bij de teamleider van de speltak, welke deze doorgeeft aan de gegevensbeheerder. De gegevensbeheerder controleert de informatie op eventuele onjuistheden. Zodra het lidmaatschap definitief wordt, worden de gegevens geregistreerd in het ledenadministratiesysteem. Het papieren inschrijfformulier wordt bewaard in een gesloten map. Alleen de gegevensbeheerder heeft toegang tot deze map. Bij opzegging wordt het papieren formulier vernietigd.
Gezondheidsformulieren bijzondere activiteiten en kampen
Scouting Admiralengroep draagt zorg voor een veilige omgeving voor zijn leden, maar een ongeluk zit soms in een klein hoekje. Bij een activiteit die langer duurt dan een reguliere opkomst is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier welke ingevuld dient te worden door de ouders/verzorgers van het lid. Jaarlijks zal de leiding van elke speltak u vragen om een gezondheidsformulier in te vullen. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard voor een periode van maximaal één jaar en zijn enkel inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De ingeleverde formulieren kunnen door de leiding worden gedigitaliseerd. Ook digitale gezondheidsformulieren zijn enkel toegankelijk voor de leiding en worden versleuteld opgeslagen. Slechts in het geval van medische noodzaak kan deze informatie gedeeld worden met een dienstdoende EHBO’er of arts. U kunt als ouder/verzorger op elk moment een verzoek indienen om informatie te laten wijzigen of te verwijderen. U bent als ouder/verzorger zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de opgegeven gegevens.
Relevante gezondheidsinformatie reguliere opkomsten
Ook bij reguliere opkomsten kan het noodzakelijk zijn dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Admiralengroep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ in dit geval niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, e-mailadressen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van een calamiteit kan de leiding ouders van jeugdleden zo bereiken. Namen en e-mailadressen zijn toegankelijk voor alle speltakleiding en het bestuur. Adresgegevens en telefoonnummers zijn enkel toegankelijk voor de eigen speltakleiding en het bestuur.
Online media
Op deze website worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Elke speltak heeft een eigen WhatsApp groep voor de ouders en eventueel jeugdleden. Hier worden last-minute wijzigingen en mededelingen gemeld. Ouders en jeugdleden hebben zelf de keuze om hier wel of niet aan deel te nemen. Het staat ieder ook vrij om een WhatsApp groep op elk gewenst moment te verlaten. In de WhatsApp groepen worden geen persoonsgegevens gedeeld of persoonlijke kwesties besproken. De leiding zal dit altijd alleen met de betreffende ouder zelf bespreken.
Beeldmateriaal
Scouting Admiralengroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Admiralengroep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Verleende toestemming kan op elke gewenst moment ingetrokken worden.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Admiralengroep wordt verstuurd bij inschrijving van een nieuw lid en is altijd op te vragen bij de secretaris via het contactformulier.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat betrokken leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Tevens zal Scouting Nederland het lek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Admiralengroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.